Prosessien kuvaaminen prosessikaaviolla selkeyttää toimintaa ja on ensiaskel prosessin kehittämiseen. Prosessia voidaan kehittää esimerkiksi automatisoimalla se kokonaan tai osittain. Yllättävän usein esimerkiksi liiketoiminnon keskeisiä prosesseja ei ole piirretty prosessikaavioksi, joka auttaisi hahmottamaan prosessin kulun ja yhtenäistäisi toimintatapoja.



Miten tehdään prosessikaavio?

Yksinkertaisimmillaan prosessi voidaan kuvata ihan ranskalaisilla viivoilla tai numeroilla. Prosessikaaviossa prosessi kuitenkin esitetään mahdollisimman selkeästi – aloita triggerillä eli toiminnalla, jolla prosessi alkaa ja lopeta ratkaisuun, joita voi olla useita.

Pyri kirjoittamaan jokainen vaihe mahdollisimman selkeästi:

– Jätä turhat välisanat pois.
– Avaa mahdolliset, epäselvät lyhenteet.
– Kirjoita lyhyitä, ytimekkäitä lauseita tai käytä yksittäisiä sanoja.
– Lisää visuaalisia elementtejä, mikäli ne auttavat hahmottamaan prosessia paremmin. Voit hyödyntää esimerkiksi ohjelmistojen logoja esittämään, missä ohjelmassa mikäkin prosessin vaihe suoritetaan.

Huomioi prosessikaaviossa myös poikkeukset. Onnistunut prosessikaavio pystyy antamaan ratkaisun kaikkiin tilanteisiin. Muista, että hyvän prosessin merkki on selkeys, nopeus ja yksinkertaisuus. Prosessikehityksellä kun halutaan usein nopeuttaa läpimenoaikaa, vähentää virheitä ja selkeyttää työtehtäviä. Ohjelmistorobotiikkaa tulisikin hyödyntää yhä useammassa prosessissa, annetaan automaation hoitaa rutiinitehtävät!



Millä ohjelmalla kannattaa tehdä prosessikaavio?

Koostimme ehdotuksia prosessikaaviotyökaluista:


1. Microsoft Visio 

Visio sopii hyvin Microsoft-käyttäjälle. Se on helppokäyttöinen ja tarjoaa reaaliaikaiset muokkausmahdollisuudet koko tiimille. Vision kokeiluversiota voit käyttää maksutta 30 päivän ajan. Me Moretimella käytämme pääosin Visiota.

2. Lucidchart 

Visuaalinen ja suosittu työkalu, josta löytyy myös ilmaisversio.

3. Miro

Miro on suosittu työkalu mm. brainstormingin järjestämiseen ja Mirosta löytyy myös valmiita templateja prosessikaavioiden rakentamiseen. Lucidchartin tavoin Mirossa on myös ilmaisversio.

4. Clickup 

Todella visuaalinen ja miellyttävä käyttöliittymä. Tarjoaa myös ilmaisen version. Clickup tunnetaan myös kokonaisvaltaisena työskentelyratkaisuna, esimerkiksi taskien hallinnan suhteen.



Mikäli haluat tehostaa prosessiasi, vähentää virheitä tai manuaalityötä, ota meihin yhteyttä niin rakennetaan sinulle sopiva ohjelmistorobotiikan ratkaisu.