AI-pohjainen SAP-toteutus: Myyntitilausten syöttö

Tilaustoimintaa harjoittava yritys vastaanottaa tyypillisesti satoja ostotilauksia, jotka myyntiassistentti käsittelee ja syöttää manuaalisesti myyntitilaukseksi SAPiin.

Usein tilaukset toimitetaan aina vakiomuotoisessa asiakaskohtaisessa PDF-pohjassa. Näin ollen myyntiassistentin tehtävä on hyvinkin rutiininomainen ja puuduttava. Ensin poimitaan manuaalisesti luvut PDF:stä ja sitten syötetään myyntitilaukselle SAPiin. Jos tilauksia tulee satoja tai tuhansia per päivä – käytetty aika on usein suuri. Tämän lisäksi monen ihmisen suorittaessa prosessia virheiden määrä kasvaa huomattavasti.

Mikäli yritys toimisi vain Suomen markkinoilla, monet isot organisaatiot käyttäisivät tehtävään usein EDI-liittymiä tilausten vastaanottoa helpottamaan. Manuaalisen syötön tarve ilmenee siis erityisesti ulkomaankauppaa käyvien yritysten osalta!

Tähän ratkaisuna loimme Azuren Document Intelligence -resurssin, jolle opetimme aiempien PDF-tiedostojen avulla suurimpien asiakkaiden dokumenttipohjat. Tekoälyyn perustuva ratkaisu oppii aiemmista dokumenteista mistä tiedot tulee noutaa.
Jatkossa kun uusi tilaus saapuu sähköpostilla, käynnistyy automaatio, joka ajaa dokumentin tuon tuon työkalun läpi. Lopputuloksena saapuneesta dokumentista on tunnistettu ja poimittu tarvittavat tiedot (Asiakas, päivämäärä, tilatut tuotteet, määrät ja hinnat).

Tämä tieto lähetetään ohjelmistorobotille, joka käynnistää SAP-järjestelmän, luo myyntitilauksen ja täyttää tiedot. Kun tiedot on täytetty merkitään saapunut sähköposti käsitellyksi.

SAP on ohjelmistorobotille helppo automatisaation kohde, sillä SAPissa on käytettävissä VBScriptit – eli script, joka tekee määritellyt toimenpiteet tiettyihin kenttiin. Näin ollen robotin ei tarvitse klikkailla ruudulta painikkeita, vaan scriptin avulla tiedot saadaan aina oikeisiin kenttiin.

Tämän automaation avulla rutiininomainen näpyttäminen saatiin siirrettyä ohjelmistorobotin tehtäväksi ja myyntiassistentti saa käytettyä aikaansa arvoa tuottaviin tehtäviin. Myös inhimillisten virheiden määrä on vähentynyt, sillä tiedon syöttö ei ole ihmisestä riippuvaista. Jos ohjelmistorobotti kohtaa ongelman – ilmoittaa hän siitä Teams-viestillä myyntiassistentille, joka voi tehdä myyntitilauksen käsittelyn manuaalisesti.

SAPiin viennin runko