Kiirettä yrityksen tukitoiminnoissa? – Ei hätää, ette ole ainut yritys, jossa on tiukkaa resurssien riittävyyden suhteen – kiire on kova tyypillisesti kaikilla osastoilla, oli sitten kyse taloudesta, HR:stä, lakitiimistä, hankinnasta tai IT:stä.

Ydinliiketoiminnan menestyksen kannalta on kuitenkin hyvin keskeistä, että heidän käytettävissä on tarvittava tuki ja asiantuntijat aina kun liiketoiminta sitä tarvitsee.

Tähän arjen kiireeseen on tekoälyn avulla saatu monta mielenkiintoista sovellusta, mutta käytännön business hyötyjä on vielä hakemalla haettu!

Tästä blogista löydät mielenkiintoisen esimerkin siitä, miten tekoäly on valjastettu organisaation toiminnan tueksi.

 

Yleiskatsaus Microsoft Copilot Studiosta

Psst, skippaa tämä kappale, jos Copilot Studio on jo tuttu!

Microsoft Copilot Studio on osa Power Platform -alustaa ja tarjoaa yrityksille mahdollisuuden rakentaa ja mukauttaa tekoälyavustajia liiketoimintaprosesseihinsa. Sen vahvuus on helppokäyttöisyys ja yhdistettävyys muiden Microsoft tuotteiden kanssa.

Keskeiset ominaisuudet:

– Helppokäyttöinen käyttöliittymä, joka mahdollistaa räätälöinnin ilman koodausosaamista.

– Copilot Agentin voit kiinnittää organisaation omaan dataan muutamassa minuutissa.

– Suorita toimenpiteitä ulkopuolisiin järjestelmiin Agenttien avulla (”Kirjaa työaikani ERP-järjestelmään”)

– Nopea käyttöönotto – ensimmäiset Agentit saa organisaation käyttöön muutamassa tunnissa

Lue lisää Copilot Studiosta blogistamme >>

 

Tekoäly kiinni organisaation omaan dataan

Hyvin oleellinen osa generatiivisen tekoälyn hyötyjen maksimoinnissa on se, että yleisen mallin avulla voidaan kysyä kysymyksiä organisaation sisäisestä datasta.

Copilot Studion avulla luodut Agentit voidaan kiinnittää organisaation omiin datalähteisiin – esimerkiksi:

  • Intranetissä olevat tiedostot (Sharepoint)
  • Microsoft Dataverse (Dynamics 365, Power Platform)
  • ERP-järjestelmässä oleva data (SAP, Dynamics 365 F&O, Business Central)
  • CRM-järjestelmän tiedot

Tämä mahdollistaa sen, että luodun Agentin avulla käyttäjä voi kysellä esimerkiksi avoimien laskujen tilaa, myyntimahdollisuuksien määrää, varastosaldoja, lomapäivien määrää, ohjeistuksia tai mitä tahansa!

Ei siis enää turhia kyselyitä sähköpostin välityksellä tai tikettien luomista järjestelmään – kysy organisaatiosi omalta Agentilta!

 

Suorita toimenpiteitä muissa järjestelmissä

Copilotit ovat tänä päivänä isossa roolissa kaikissa Microsoftin tuotteissa ja ne ovat nykyään tapa toimia. Copilotit ovat tehokkaita muodostamaan tekstiä, mutta silti työntekijän on kuitenkin itse pitänyt tehdä toimenpiteet Copilot ehdotusten mukaisesti.

Copilot Studion avulla voidaan rakentaa yritykselle räätälöityjä tekoälyavustajia eli Agentteja, jotka voivat tehdä toimenpiteitä myös yrityksen muihin järjestelmiin.

Tämä tarkoittaa siis, että Agentti käy työntekijän kanssa keskustelun, kerää dataa ja suorittaa sen jälkeen toimenpiteen (actionin). Esimerkkejä tällaisista toimenpiteistä on:

  • Kirjaa työaikani ERP-järjestelmään
  • Lähetä lomahakemus puolestani
  • Luo laskutuspyyntö asiakkaalle
  • Tarkista asiakkaan maksujen tilanne
  • Luo tiketti IT-järjestelmään
  • Täytä tapaturmailmoituslomake
  • Merkitse tilaukseni vastaanotetuksi
  • Tarkista onko varastossamme tuotetta jäljellä

Mahdollisuuksia näiden hyödyntämiseen on valtavat määrät – käytännössä sääntönä voidaan pitää, että jos kohdejärjestelmässä on rajapinta – voidaan Agentti rakentaa suorittamaan tehtävä puolestasi, kun vain pyydät.

 

Uudenlainen ensisijainen palveluväylä yrityksen tukitoimintoihin

Tyypillisesti organisaation Intranetissä on valtava määrä tiedostoja ja varmasti suurin osa prosesseista ja toimintatavoista onkin niihin kuvattu. Käytännön ongelma arjessa kuitenkin on se, että kun työntekijä tarvitsisi tiedon nopeasti – ei oikeaa ohjetta tai dokumenttia löydy.

Kun tieto ei ole helposti ja nopeasti saatavissa on asiaa kysyttävä sähköpostitse asianomaisilta. Pyyntö voi olla hyvinkin pieni tai nopea, mutta työntekijämäärän ollessa vähänkään suurempi tarvitaan kysymyksiin vastaamiseen jo useita täyspäiväisiä työntekijöitä.

Ajoittain toki pyyntö on aiheellinen, mutta onko pyynnössä toimitettu data ensimmäisellä kerralla täydellinen – tuskinpa vain. Tällöin alkaa vallaton sähköpostien vaihtelu ja yksinkertaisen prosessien suorittamiseen on saatu kulumaan aikaa molemmin puolin.

Tähän jokaista organisaatiota vaivaavaan haasteeseen rakensimme asiakkaallemme ratkaisun talousosaston tueksi.

Jatkossa organisaation kaikki talousosaston pyynnöt toimitetaan saman väylän kautta.

Kun työntekijällä on kysyttävää liittyen talousosastoon – hän lähtee liikkeelle Intranetin Talousosaston sivusta.

 

Taloustiimin dataan kiinnitetty Agent

Intranetissä olevat talousosaston ohjeistukset on kiinnitetty Finance Agentin tietolähteeksi ja näin ollen työntekijä voi löytää yksinkertaisiin kysymyksiin vastauksen suoraan tekoälyavustajalta. Tyypillisesti tällaisia yksinkertaisia kysymyksiä ovat:

  • Mikä on yrityksemme verkkolaskustiedot?
  • Mikä on projektin kustannuspaikka?
  • Miten teen laskutuspyynnön?
  • Asiakas vaatii hyvitystä – miten toimin?

Näihin vastaus löytyy tyypillisesti olemassa olevista tiedostoista, joten työntekijä voi päästä eteenpäin jo tällä.

 

Automaattiset vakioprosessit

Tietyt vakioprosessit toistuvat kuukausittain esimerkiksi hyvityspyyntöjen luonti. Tämä valittiin prosessiksi, joka rakennettiin Agentille ennalta määritellyksi prosessiksi, jonka Agentti pystyy suorittamaan alusta loppuun itsenäisesti.

Kun myyjä saa yhteydenoton asiakkaalta ja vaatii hyvitystä, voi myyjä laskutietojen perusteella tehdä pyynnön Finance Agentin avulla. Agent pitää huolen siitä, että kaikki tarvittava tieto tulee kerättyä myyjältä ennen hyvityspyynnön tekemistä.

Tarvittavien tietojen keräämisen jälkeen Finance Agent validoi laskutiedot ERP-järjestelmästä. Jos voin lasku löytyy, muodostetaan hyvityslasku täysin automaattisesti ja myyjä saa kopion hyvityslaskusta sähköpostiinsa muutamassa minuutissa.

Tapauksessa, jossa avointa laskua ei löydy – voi myyjä välittää tiedot taloustiimille manuaalista käsittelyä varten.

 

Taloustiimi organisaation tukena viipymättä

Kaikkia talouden prosesseja ei ole järkevää rakentaa automaattisesti suoritettavaksi – ajoittain vastassa on poikkeustapauksia, jotka vaativat talouden asiantuntijan analysointia ja osaamista. Tässä tapauksessa prosessi on projektiennusteiden korjaaminen takautuvasti.

Jos kysesssä on prosessi, johon työntekijä tarvitsee ihmisen apua, voi hän Finance agentista suoraan pyytää yhdistämistä talouden asiantuntijalle.

Jos taloustiimissä on asiantuntija vapaana, luodaan hänelle ja pyynnön tekijälle automaattisesti Teamsiin ryhmäkeskustelu, johon aiemmin esitetyt viestit annetaan pohjatiedoksi. Tässä keskustelussa asia voidaan ratkaista saman tien, eikä tarvita valtavia sähköpostikeskusteluja asian ratkaisemiseksi.

Jos talouden asiantuntijoista kukaan ei ole vapaana – voidaan pyynnöstä luoda tiketti taloustiimille.

 

Mitä tällaisen kokonaisuuden rakentaminen maksaa?

Jotta yrityksesi ymmärtää miten nopeaan kehitykseen low-coden avulla päästään, alla on viiteprojekteja ja niihin käytetty aika – ethän siis maksa turhasta?

  • Copilot Agent tiimisi dataan kiinnitettynä – 1 tunti. Olethan katsonut jo miten voit rakentaa tällaisen myös itse
  • Tietoturvallinen Copilot Agent sisäiseen dataan upotettuna Sharepointtiin – 1 päivä
  • Copilot Agent – jonka avulla voidaan tehdä liittyviin järjestelmiin laskutuspyyntöjä ja hyvityspyyntöjä – 2-3 päivää
  • Copilot Agent, jonka avulla voit kysyä reaaliaikaista tukea tiimiltä 1-2 päivää.

Jos yrityksessäsi tiimit odottavat Copilot Agentteja arjen prosesseja suorittamaan – autamme mieluusti alkuun pääsemisessä!